Acest articol oferă o scurtă prezentare generală a bazelor de date (ce sunt, de ce se recomandă să utilizați una și ce fac diferitele părți ale unei baze de date). Terminologia este orientată spre bazele de date Microsoft Access, dar conceptele se aplică pentru toate produsele de baze de date.
În acest articol
Ce este o bază de date?
O bază de date este un instrument pentru colectarea și organizarea informațiilor. Bazele de date pot stoca informații despre persoane, produse, comenzi sau orice altceva. Multe baze de date încep ca o listă într-un program de procesare a textului sau o foaie de calcul. Pe măsură ce lista se mărește, datele încep să conțină redundanțe și inconsistențe. Ele devin greu de înțeles sub formă de listă și există modalități limitate de a căuta sau a extrage subseturi de date pentru revizuire. După ce încep să apară aceste probleme, este o idee bună să transferați datele într-o bază de date creată de un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS), cum ar fi Access.
O bază de date computerizată este un container de obiecte. O bază de date poate conține mai multe tabele. De exemplu, un sistem de urmărire a inventarului care utilizează trei tabele nu reprezintă trei baze de date, ci una singură care conține trei tabele. Dacă nu a fost proiectată special pentru a utiliza date sau cod din altă sursă, o bază de date Access își stochează tabelele într-un singur fișier, împreună cu alte obiecte, precum formulare, rapoarte, macrocomenzi și module. Bazele de date create în formatul Access 2007 (care este utilizat și de Access 2016, Access 2013 și Access 2010) au extensia de fișier .accdb, iar bazele de date create în formatele de Access mai vechi au extensia de fișier .mdb. Puteți utiliza Access 2016, Access 2013, Access 2010 sau Access 2007 pentru a crea fișiere în formate mai vechi (de exemplu, Access 2000 și Access 2002-2003).
Utilizând Access, aveți următoarele posibilități:
- Adăugați date noi la o bază de date, cum ar fi un element nou într-un inventar
- Editați datele existente în baza de date, cum ar fi modificarea locației curente a unui element
- Ștergeți informațiile, de exemplu, dacă un element este vândut sau eliminat
- Organizați și vizualizați datele în moduri diferite
- Partajați datele cu alte persoane prin intermediul rapoartelor, al mesajelor de e-mail, al unui intranet sau al internetului
Părțile unei baze de date Access
Următoarele secțiuni reprezintă scurte descrieri ale părților unei baze de date Access obișnuite.
Tabele
Un tabel bază de date seamănă ca aspect cu o foaie de calcul, deoarece datele sunt stocate în rânduri și coloane. În consecință, este de obicei destul de ușor să importați o foaie de calcul într-un tabel bază de date. Diferența principală dintre stocarea datelor într-o foaie de calcul și stocarea lor într-o bază de date este modul în care sunt organizate datele.
Pentru o bază de date cât mai flexibilă, datele trebuie să fie organizate în tabele, astfel încât să nu apară redundanțe. De exemplu, dacă stocați informații despre angajați, fiecare angajat ar trebui să fie introdus o singură dată într-un tabel configurat doar pentru a reține datele angajaților. Datele despre produse vor fi stocate în alt tabel, iar cele despre filiale vor fi stocate în altul. Acest proces se numește normalizare.
Fiecare rând dintr-un tabel se numește înregistrare. Înregistrările sunt locul unde sunt stocate părți individuale de informații. Fiecare înregistrare constă într-unul sau mai multe câmpuri. Câmpurile corespund coloanelor din tabel. De exemplu, puteți avea un tabel numit „Angajați”, unde fiecare înregistrare (rând) conține informații despre un alt angajat, iar fiecare câmp (coloană) conține un alt tip de informație, cum ar fi prenumele, numele, adresa și așa mai departe. Câmpurile trebuie desemnate ca un anumit tip de date, fie că este vorba de text, dată sau oră, număr sau un alt tip.
Altă modalitate de a descrie înregistrări și câmpuri este de a vă gândi la vechile fișe din biblioteci. Fiecare fișă din dulap îi corespunde unei înregistrări din baza de date. Fiecare informație de pe o fișă individuală (autor, titlu și așa mai departe) îi corespunde unui câmp din baza de date.
Pentru mai multe informații despre tabele, consultați articolul Introducere în tabele.
Formulare
Formularele vă permit să creați o interfață de utilizator în care puteți să introduceți și să editați date. Acestea conțin adesea butoane de comandă și alte controale care efectuează diverse activități. Puteți crea o bază de date fără a utiliza formulare dacă editați pur și simplu datele din foile de date ale tabelelor. Cu toate acestea, majoritatea utilizatorilor de baze de date preferă să utilizeze formulare pentru a vizualiza, a introduce și a edita datele din tabele.
Puteți programa butoanele de comandă să determine ce date apar pe formular, să deschidă alte formulare sau rapoarte sau să efectueze diverse alte activități. De exemplu, puteți avea un formular numit „Formular clienți”, în care lucrați cu datele clienților. Acesta poate avea un buton care deschide un formular de comandă, unde puteți introduce o nouă comandă pentru acel client.
Formularele vă permit și să controlați modul în care alți utilizatori interacționează cu datele din baza de date. De exemplu, puteți crea un formular care afișează numai anumite câmpuri și permite doar efectuarea anumitor operațiuni. Acest lucru contribuie la protejarea datelor și vă asigură că datele sunt introduse corect.
Pentru mai multe informații despre formulare, consultați articolul Introducere în formulare.
Rapoarte
Rapoartele sunt elementele utilizate pentru a formata, a rezuma și a prezenta date. De obicei, un raport răspunde la o anumită întrebare, cum ar fi „Câți bani am primit de la fiecare client anul acesta?” sau „În ce orașe se află clienții noștri?” Fiecare raport poate fi formatat pentru a prezenta informațiile în cel mai lizibil mod cu putință.
Un raport poate fi rulat în orice moment și va reflecta întotdeauna datele curente din baza de date. Rapoartele sunt formatate, în general, pentru a fi tipărite, dar pot, de asemenea, să fie vizualizate pe ecran, să fie exportate în alt program sau să fie trimise ca atașări la un mesaj de e-mail.
Pentru mai multe informații despre rapoarte, consultați articolul Introducere în rapoartele din Access.
Interogări
Interogările pot efectua mai multe funcții diferite într-o bază de date. Cea mai comună funcție a lor este să regăsească anumite date din tabele. Datele pe care doriți să le vedeți sunt împărțite, de obicei, între mai multe tabele, iar interogările vă permit să le vizualizați într-o singură foaie de date. De asemenea, deoarece în general nu doriți să vedeți toate înregistrările deodată, interogările vă permit să adăugați criterii pentru a „filtra” datele la înregistrările dorite.
Anumite interogări sunt „actualizabile”, ceea ce înseamnă că puteți edita datele din tabelele subiacente prin intermediul foii de interogare. Dacă lucrați într-o interogare actualizabilă, rețineți că modificările dvs. sunt efectuate de fapt în tabele, nu doar în foaia de date de interogare.
Interogările sunt de două feluri: de selectare și de acțiune. O interogare de selectare preia datele și le face disponibile pentru utilizare. Puteți să vizualizați rezultatele interogării pe ecran, să le imprimați sau să le copiați în clipboard. Alternativ, puteți utiliza rezultatul interogării ca sursă de înregistrări pentru un formular sau un raport.
O interogare de acțiune, după cum sugerează și numele, efectuează o activitate cu datele. Interogările de acțiune pot fi utilizate pentru a crea tabele noi, a adăuga date la tabele existente, a actualiza datele sau a le șterge.
Pentru mai multe informații despre interogări, consultați articolul Introducere în interogări.
Macrocomenzi
Macrocomenzile din Access pot fi considerate un limbaj de programare simplificat, pe care îl puteți utiliza pentru a adăuga funcționalitate la baza de date. De exemplu, puteți atașa o macrocomandă la un buton de comandă dintr-un formular, astfel încât macrocomanda să ruleze ori de câte ori se face clic pe buton. Macrocomenzile conțin acțiuni care efectuează activități, cum ar fi deschiderea unui raport, rularea unei interogări sau închiderea bazei de date. Majoritatea operațiunilor cu baze de date pe care le faceți manual pot fi automatizate utilizând macrocomenzi, astfel că acestea vă ajută să economisiți mult timp.
Pentru mai multe informații despre macrocomenzi, consultați articolul Introducere în programarea Access.
Module
Modulele, la fel ca macrocomenzile, sunt obiecte pe care le puteți utiliza pentru a adăuga funcționalități în baza de date. În vreme ce macrocomenzile se creează în Access, alegând dintr-o listă de acțiuni de macrocomandă, modulele sunt scrise în limbajul de programare Visual Basic for Applications (VBA). Un modul este o colecție de declarații, instrucțiuni și proceduri stocate împreună ca o unitate. Un modul poate fi un modul de clasă sau unul standard. Modulele de clasă sunt atașate la formulare sau rapoarte și conțin, de obicei, proceduri specifice formularului sau raportului la care sunt atașate. Modulele standard conțin proceduri generale care nu sunt asociate cu alt obiect. Modulele standard sunt listate sub Module în Panoul de navigare, în timp modulele de clasă nu sunt.
