Automatizarea Proceselor Financiare cu Robotic Process Automation (RPA)

Configurare noua (How To)

Situatie

Robotic Process Automation (RPA) este o tehnologie care permite automatizarea sarcinilor repetitive și bazate pe reguli, imitând acțiunile unui utilizator uman într-o interfață digitală. În finanțe, RPA este folosită pentru:

  • Introducerea facturilor în ERP

  • Verificarea plăților

  • Generarea rapoartelor zilnice

  • Trimiterea alertelor automate

Solutie

2. Scenariu de lucru: Automatizarea înregistrării facturilor

Obiectiv:
Un robot RPA care:

  1. Citește automat emailurile primite cu facturi PDF

  2. Extrage informații (furnizor, dată, sumă, TVA)

  3. Introduce datele într-un fișier Excel / ERP

  4. Trimite confirmare automată

Pasul 1: Identificarea procesului manual

Proces clasic:

  • Contabilul deschide emailul

  • Salvează PDF-ul

  • Deschide fișierul Excel sau ERP

  • Introduce datele

  • Trimite un email de confirmare

Pasul 2: Crearea fluxului RPA (cu UiPath Studio)

Etapele robotului:

  1. Outlook Integration

    • Citirea inbox-ului

    • Filtrarea emailurilor cu atașamente PDF

  2. PDF Processing + OCR

    • Deschiderea fiecărui fișier

    • Extract text (folosind Read PDF with OCR)

  3. Data Parsing (Regex / AI Extractor)

    • Extragere: CUI, dată, sumă, cod fiscal, IBAN

    • Validare automată (ex: dacă suma e pozitivă)

  4. Introducere în Excel / ERP

    • Completare fișă contabilă

    • Sau input direct într-o aplicație ERP prin UI automation (Click, Type Into, etc.)

  5. Trimitere Email Confirmare

    • Mesaj automat către furnizor: „Factura #X a fost înregistrată în sistem”

Pasul 3: Exemplu de implementare în UiPath

Workflow simplificat (pseudocod UiPath):

For Each email In GetOutlookEmails
If email.Subject.Contains("Factura")
SaveAttachment(email)
text = ReadPDFwithOCR("factura.pdf")
data = ExtractData(text)
AppendToExcel("facturi.xlsx", data)
SendEmail(email.Sender, "Factura înregistrată")

Pentru echipe fără licențe RPA, o alternativă poate fi Python + librării:

  • imaplib – pentru citirea emailurilor

  • pdfplumber / PyMuPDF – pentru extragerea textului

  • re – pentru extragerea cu regex

  • pandas – pentru gestionarea datelor

  • smtplib – pentru trimiterea emailurilor

Exemplu de extracție sumă din PDF:

import pdfplumber, re
with pdfplumber.open("factura.pdf") as pdf:
text = pdf.pages[0].extract_text()
suma = re.search(r"Suma:\s+([\d,]+)", text).group(1)

4. Beneficii obținute prin RPA în finanțe

Beneficiu Explicație
⏱️ Timp redus Procese de 20 min se reduc la 2-3 min
🎯 Eliminarea erorilor Fără greșeli de tastare sau neatenție
💰 Economii financiare Reducere de costuri operaționale
📊 Trasabilitate totală Fiecare pas este logat automat
⚖️ Conformitate sporită Ușor de auditat și de documentat

5. Extensii posibile

  • Verificare automată a plății în sistemul bancar prin API

  • Arhivare electronică automată (nume fișier, directoare, cloud)

  • Alte documente: automatizarea note de credit, bonuri, ordine de plată.

Tip solutie

Permanent

Voteaza

Up Down
(51 din 106 persoane apreciaza acest articol)
Share
Tweet
Share

Despre Autor

Leave A Comment?