Situatie
Combinarea corespondenței vă ajută să generați cărți poștale personalizate, invitații și multe altele, folosind contacte din agenda dvs. sau dintr-o foaie de calcul.
Asigurați-vă că aveți Pages 12.1 sau o versiune ulterioară instalată pe Mac, care va trebui să ruleze macOS Big Sur sau o versiune ulterioară. De asemenea, va trebui să instalați aplicația pentru foi de calcul a Apple, Numbers, dacă intenționați să utilizați o foaie de calcul pentru persoanele de contact în loc de aplicația încorporată Contacts. La fel ca și Pages, Numbers este disponibil gratuit în Mac App Store.
O notă despre foile de calcul: Pages va accepta numai formatul de foi de calcul Numbers pentru utilizarea îmbinării corespondenței, deci aplicația Numbers este necesară dacă alegeți această abordare (nu puteți utiliza Excel sau Sheets).
Solutie
Crearea foii de calcul de contact în Numbers
În timp ce puteți folosi contactele salvate pe Mac direct, crearea unei foi de calcul dedicate în Numbers vă oferă mai mult control și flexibilitate. Începeți prin a deschide Numbers și a crea o nouă foaie de calcul goală.
Apoi, creați anteturi de coloană pentru fiecare bit de informații pe care intenționați să îl îmbinați în documentele dvs. Acestea pot include, de exemplu, prenume, prenume, adresă (divizată în câmpuri separate pentru rândul 1, rândul 2, orașul, statul/provinția și codul poștal/codul poștal), adresa de e-mail sau numărul de telefon.
Când numiți coloanele, cel mai bine este să păstrați lucrurile simple și să evitați utilizarea caracterelor speciale care ar putea cauza probleme în timpul procesului de îmbinare a corespondenței. De asemenea, asigurați-vă că nu există rânduri goale care să împartă contactele. După ce ați terminat, salvați foaia de calcul cu un nume descriptiv. De asemenea, vă recomandăm să vă testați îmbinarea corespondenței cu un mic subset de persoane de contact înainte de a adăuga sute de intrări.
Cu datele de contact pregătite, este timpul să vă creați șablonul de document în Pages. Lansați Pagini și fie creați un document nou, fie deschideți un șablon existent. Formatați documentul cu orice elemente standard de care aveți nevoie, cum ar fi antetul companiei, data, semnătura de închidere și informațiile de subsol. Lăsați spații adecvate în care doriți să apară informații personalizate.
În timp ce Paginile include multe șabloane prefabricate cu câmpuri de îmbinare a corespondenței deja existente, poate doriți să creați propriile șabloane care să corespundă nevoilor dvs. specifice. Cheia succesului este planificarea unde vor merge câmpurile dvs. de îmbinare înainte de a începe să le adăugați. Această gândire vă va economisi timp și va preveni problemele de formatare mai târziu.
Acum vine partea distractivă – adăugarea câmpurilor de îmbinare dinamice care se vor completa cu informațiile dvs. de contact. Începeți prin a plasa cursorul acolo unde doriți să inserați un câmp de îmbinare. Faceți click pe pictograma Document din bara laterală, derulați în jos și selectați „Imbinare corespondență”, apoi faceți click pe „Adăugați câmp de îmbinare”.
Puteți alege dintre diferite tipuri de câmpuri de inserat, inclusiv câmpuri de nume (nume, prenume sau nume complet), câmpuri de adresă, câmpuri de contact, cum ar fi e-mail și telefon, sau câmpuri personalizate din foaia de calcul.
Va trebui să repetați acest proces pentru fiecare informație de contact pe care doriți să o îmbinați. Locațiile obișnuite includ după „Dragă” în salut, în blocul de adrese, în corpul textului pentru personalizare și pe plicuri sau etichete, dacă le creați. Puteți previzualiza oricând cum vor arăta câmpurile dvs. de îmbinare făcând clic pe butonul Previzualizare din panoul Îmbinare corespondență.
Leave A Comment?