Situatie
Formularele digitale permit colectarea rapidă și standardizată a informațiilor. Sunt utilizate pentru înscrieri, rezervări, feedback, evaluări sau comenzi, eliminând documentele pe hârtie și erorile de introducere manuală.
Cele mai folosite soluții sunt Google Forms și Microsoft Forms.
Solutie
Etapa 1: Crearea formularului
Procesul începe cu definirea tipului de date colectate.
Pași:
-
Accesarea Google Forms / Microsoft Forms
-
Crearea unui formular nou
-
Adăugarea întrebărilor:
-
text scurt
-
text lung
-
selecție unică
-
selecție multiplă
-
-
Setarea câmpurilor obligatorii
Etapa 2: Validarea datelor introduse
Validarea reduce datele incorecte.
Exemple de validare:
-
adresă de email corectă
-
număr de telefon cu lungime fixă
-
câmpuri numerice cu interval
Aceste setări se fac direct din opțiunile formularului.
Etapa 3: Stocarea automată a răspunsurilor
Răspunsurile pot fi stocate automat.
Opțiuni:
-
Google Sheets (pentru Google Forms)
-
Excel Online (pentru Microsoft Forms)
-
baze de date prin Power Automate
Exemplu practic:
formular de rezervare care salvează datele într-un fișier centralizat.
Etapa 4: Notificări și automatizări
Formularele pot declanșa acțiuni automate.
Automatizări uzuale:
-
trimitere email de confirmare
-
alertă către administrator
-
creare task într-o aplicație de management
Acestea se realizează prin Power Automate sau Google Apps Script.
Etapa 5: Analiza datelor colectate
Datele pot fi analizate rapid.
Funcționalități:
-
grafice automate
-
filtre
-
export în CSV / Excel
-
rapoarte periodice
Acest lucru ajută la luarea deciziilor bazate pe date reale.
Etapa 6: Securitate și protecția datelor
Formularele pot conține date sensibile.
Măsuri recomandate:
-
acces limitat la răspunsuri
-
colectarea doar a datelor necesare
-
parole pentru fișierele rezultate
-
respectarea GDPR.
Leave A Comment?