Etapa 1: Organizarea structurii de foldere

O structură clară este esențială pentru eficiență.

Exemplu de structură:

• Departamente

  • Documente administrative

  • Contracte

  • Rapoarte

• Proiecte

• Arhivă

Fiecare folder trebuie să aibă un scop clar și denumiri standardizate.

Etapa 2: Drepturi de acces și partajare

Cloud-ul permite control detaliat al accesului.

Tipuri de permisiuni:

• Viewer – doar vizualizare

• Editor – modificare

• Owner – control total

Bună practică: acordarea accesului pe folder, nu pe fișier individual.

Etapa 3: Controlul versiunilor

Controlul versiunilor permite revenirea la o versiune anterioară a documentului.

Funcționalități:

• istoric modificări

• restaurarea versiunilor

• identificarea utilizatorului care a făcut schimbarea

Acest lucru este util mai ales în documente editate de mai multe persoane.

Etapa 4: Colaborarea în timp real

Documentele cloud pot fi editate simultan.

Avantaje:

• eliminarea fișierelor duplicate

• comentarii și sugestii

• editare sincronizată

Această funcționalitate este ideală pentru proiecte de echipă și rapoarte comune.

Etapa 5: Backup și recuperare

Deși cloud-ul este sigur, backup-ul rămâne important.

Măsuri recomandate:

• copii offline periodice

• arhivarea documentelor vechi

• verificarea coșului de reciclare

Etapa 6: Reguli interne și bune practici

Pentru utilizare eficientă:

• denumiri clare ale fișierelor

• evitarea stocării fișierelor personale

• ștergerea accesului utilizatorilor inactivi

• instruirea utilizatorilor.