Atunci când exista un nr foarte mare de email-uri, se recomanda crearea arhivelor cu mail-uri care nu mai sunt accesate atât de des. Arhiva este văzută ca o copie de siguranța pentru mail-urile aflate pe servere unde spațiul este limitat si permit in continuare accesul la email, deși acestea nu mai sunt pe server.
De cele mai multe ori, editarea unui e-mail se rezuma la un contimit cat mai explicit si concis a informatiilor pe care vrem sa te transmintem dar in acelasi timp sa avem cat mai multa informatie in raza vizuala (reprezentata in mediul IT prin dimensiunea pagini in care citim. In acest sens, Lotus Notes vine cu o particularitate foarte utila cu functia de editare de sectiuni.
In cele ce urmeaza vom vedea cum se pot edita si folosi aceste sectiuni si cum ne pot fi de folos in organizarea cat mai buna a informatiilor ca le dorim transmise in cadrul unui e-mail.