În cazul în care profilul dvs. nu include un cont Exchange e-mail, puteți combina un șablon de e-mail Outlook cu reguli Outlook pentru a simula funcționalitatea Absent de la Asistent Office. Prin utilizarea acestui combinație, puteți utiliza contul dvs. POP3 sau IMAP  pentru a trimite răspunsuri automate la mesajele primite. Aceasta functie este insa valabila doar pentru Outlook 2003.

Pentru a face asta in primul rand trebuie sa va asigurati ca Microsoft Word nu este editorul default de email. În meniul Tools, faceți clic pe Options. În  Format Mail, sub Message Format, asigurați-vă că “Use Microsoft Office Word 2003 to edit e-mail messages” nu este bifat. Editorul de e-mail built-in al Outlook ar trebui să fie folosit ca și editor implicit de e-mail.

Apoi, in meniul File selectati New si Mail Message. In fereastra mesajului, la Format Menu selectati Plain Text. Cand apare avertizarea ca resetati toate formatarile curente, apasati Yes.

Apoi in corpul mesajului scrieti ce anume doriti sa contina mesajul Out of Office. Selectati apoi File, Save As dati o denumire fisierului, alegeti calea unde doriti sa fie salvat iar la tipul fisierului selectati Outlook Template.

Odata mesajul creat va trebui sa setam o regula pentru ca acest mesaj sa fie trimis automat.

1. In meniul Tools selectati Rules and Alerts
2. Selectati New Rule
3. Selectati “Start from a blank rule” – “Check message when they arrive”
4. In meniul “Under which conditions do you want to check” selectati “Sent only to me”
5. In meniul “ What do you want to do with the message?” selectati “Reply using a specific template”
6. In meniul “Select a reply Template” , in meniul “Look In” selectati “User Templates in file system”. Selectati template-ul care l-ati creat si dati Open.
7. Optional, puteti stabili exceptii de la aceasta regula.
8. Dati apoi un nume acestei reguli si apasati Finish