1. Digitalizarea formularelor și a cererilor interne

Înlocuiește formularele tipărite (cereri de concediu, adeverințe, înscrieri) cu formulare electronice.
Instrumente recomandate:

• Microsoft Forms / Google Forms – pentru formulare simple;

• Power Automate / Make (Integromat) / n8n – pentru fluxuri automatizate;

• Portale web interne dezvoltate pe platforme low-code (AppSheet, Power Apps).

2. Centralizarea datelor în sisteme informatice unificate

Elimină fragmentarea informațiilor printr-o bază de date comună.

• Soluții open-source: Fedena, Gibbon, OpenSIS – sisteme complete de management școlar (SIS).

• Soluții comerciale: Adservio, Kinderpedia, Microsoft Education Data Lake.

3. Automatizarea fluxurilor de lucru (workflow automation)

Prin automatizare, acțiunile repetitive pot fi executate automat:

• trimiterea notificărilor către elevi/părinți,

• aprobarea concediilor profesorilor,

• generarea rapoartelor lunare sau semestriale

4. Integrarea cu sisteme externe

Pentru a evita dublarea muncii:

• Conectează sistemul intern cu platforma de e-learning (Moodle, Teams, Classroom).

• Leagă bazele de date de aplicațiile financiare (facturi, taxe, salarii).

• Folosește API-uri pentru sincronizare automată între aplicații (REST/Graph API).

Rezultat: informațiile sunt actualizate simultan în toate sistemele, fără introducere manuală.

5. Asigurarea securității și conformității GDPR

Datele elevilor și profesorilor trebuie protejate.

• Acces diferențiat pe roluri (profesor, secretar, director).

• Autentificare multifactor.

• Backup zilnic automat.

• Ștergerea automată a datelor la expirarea perioadelor legale de stocare.