Pe langa optiune de exporta casuta intr-un fisier PST, o varianta foarte utila este de a converti casuta de email a acelui utilizator intr-o casuta de tip Shared Mailbox dupa care putem indeparta licenta iar mailurile vor ramane in cloud in acel Shared Mailbox intrucat acestea nu au nevoie de licenta asignata. Astfel vom avea acces oricand la acele mail-uri doar alocand permisiunile de Read and Manage utilizatorului care are nevoie si care are dreptul de vedea acele mailuri.

Pentru a converti un mailbox normal intr-unul de tip Shared Mailbox, mergem mai intai in consola de administrare Exchange, in sectiunea recipients tab-ul mailboxes, selectam userul dorit si ii dam Convert to Shared Mailbox.

Ulterior, pentru a permite accesarea casutei respective, revenim in Portal in Admin Center, mergem pe Groups > Shared Mailboxes, selectam casuta iar in sectiunea Members ii dam Customize permissions iar la Read and Manage ii dam Edit > Add permissions si selectam utilizatorul caruia dorim sa ii permitem accesul si ii dam Save.