Redirectionarea corespondentei unei adrese Microsoft Office 365 catre mai multe adrese MO 365
Microsoft 365 nu oferă o funcționalitate directă pentru a redirecționa automat e-mailurile către mai multe adrese în același timp din interfața de utilizator standard.
Însă, există câteva metode alternative pe care se pot utiliza pentru a atinge acest rezultat:
- Utilizarea regulilor de transport (Transport Rules) în Exchange Admin Center: Aceasta este cea mai robustă și recomandată metodă, mai ales dacă ai nevoie de o soluție administrată centralizat.
Pași:
Accesează Exchange Admin Center: Loghează-te în portalul Microsoft 365 cu un cont de administrator global sau administrator Exchange. Navighează către secțiunea “Admin” și apoi selectează “Exchange”.
- Mergi la “Mail flow” și apoi “Rules”: În panoul din stânga, selectează “Mail flow” și apoi alege tab-ul “Rules”
- Creează o nouă regulă: Dă click pe butonul “+” (Add a rule) și selectează “Create a new rule…”
- Numește regula: Introdu un nume descriptiv pentru regula ta (de exemplu, “Redirecționare către Grup Vânzări și Asistență”)
Aplică această regulă dacă… (Apply this rule if…): În meniul derulant, selectează “The recipient is…” și apoi caută și selectează adresa MO365 de la care dorești să redirecționezi mesajele. Dă click pe “add” și apoi pe “OK”. Acționează astfel… (Do the following…): În meniul derulant, caută și selectează acțiunea “Add recipients to the To box…”, “Add recipients to the Cc box…”, sau “Bcc the message to…”.
- Selectează destinatarii: În fereastra care apare, caută și selectează toate adresele MO365 către care dorești să redirecționezi mesajele. Dă clic pe “add” pentru fiecare adresă și apoi pe “OK”.
- Salvează regula: Verifică setările și dă clic pe “Save”.
Observații importante:
Poți alege să adaugi destinatarii în câmpurile “To”, “Cc” (Carbon Copy – vor vedea că au primit o copie) sau “Bcc” (Blind Carbon Copy – nu vor vedea ceilalți destinatari). Regulile de transport sunt procesate pe server, deci funcționează indiferent dacă utilizatorul este logat sau nu. Poți configura excepții pentru regulă (de exemplu, să nu se aplice dacă expeditorul este intern).
- Crearea unui grup de distribuție (Distribution Group): Aceasta este o altă metodă eficientă, mai ales dacă ai un grup de persoane care au nevoie constant de aceleași informații.
Pași:
- Accesează Microsoft 365 Admin Center: Loghează-te în portalul Microsoft 365 cu un cont de administrator global.
- Mergi la “Teams & groups” și apoi “Active teams & groups”: În panoul din stânga, selectează “Teams & groups” și apoi “Active teams & groups”.
- Adaugă un grup: Dă clic pe “Add a group”.
- Alege tipul de grup: Selectează “Distribution list” și dă clic pe “Next”.
- Numește grupul: Introdu un nume descriptiv pentru grup (de exemplu, “Grup Vânzări”).
- Adaugă proprietari și membri: Adaugă adresa MO365 de la care dorești să primești e-mailurile ca proprietar (opțional) și adaugă toate adresele MO365 către care dorești să se distribuie mesajele ca membri.
- Creează adresa de e-mail a grupului: Definește o adresă de e-mail pentru grup (de exemplu, vanzari@domeniul-tau.com).
- Salvează grupul: Dă click pe “Create group”.
Configurează redirecționarea (opțional): Dacă dorești ca e-mailurile trimise către adresa MO365 inițială să ajungă automat la acest grup, poți configura o regulă de transport așa cum am descris mai sus, cu diferența că acțiunea va fi să redirecționeze către adresa de e-mail a grupului de distribuție.
3.Utilizarea Power Automate (Microsoft Flow): Dacă ai nevoie de o logică mai complexă sau de acțiuni suplimentare în funcție de conținutul e-mailului, poți utiliza Power Automate.
Pași:
- Accesează Power Automate: Loghează-te pe https://www.google.com/search?q=flow.microsoft.com cu contul tău Microsoft 365.
- Creează un nou flux automatizat: Selectează “Create” în panoul din stânga și apoi “Automated cloud flow”.
- Numește fluxul: Introdu un nume descriptiv (de exemplu, “Redirecționare Multiplă E-mail”).
- Alege declanșatorul: Caută și selectează declanșatorul “When a new email arrives (V3)” din Outlook 365.
- Configurează declanșatorul: Selectează folderul “Inbox” pentru adresa MO365 de la care dorești să redirecționezi.
- Adaugă o acțiune: Dă clic pe “+” (New step) și caută acțiunea “Send an email (V2)” din Outlook 365.
- Configurează acțiunea “Send an email (V2)”:
- În câmpul “To”, adaugă una dintre adresele MO365 către care dorești să redirecționezi.
- În câmpul “Subject”, poți include subiectul original (de exemplu, “FW: @{triggerOutputs()?[‘body/subject’]}”).
- În câmpul “Body”, poți include corpul e-mailului original (de exemplu, “@{triggerOutputs()?[‘body/body’]}”) și alte informații relevante.
- Adaugă acțiuni suplimentare “Send an email (V2)” pentru fiecare adresă de destinație.
- Salvează fluxul.
