Fișiere Excel ca PDF-uri

Există multe scenarii când doriți să salvați un document Excel ca fișier PDF în loc de o foaie de calcul. De exemplu, dacă doriți să trimiteți doar o porțiune specifică dintr-o foaie mai mare sau nu doriți ca aceasta să poată fi modificată. Cu toate acestea, convertirea unui fișier Excel într-un PDF poate fi un pic complicat.

De multe ori nu ne gândim la foile de calcul Excel ca documente cu chenare, pagini și margini. Cu toate acestea, când vine vorba de transformarea acestor fișiere în documente PDF care pot fi citite, tipărite sau distribuite altora, este ceva de care ar trebui să fiți conștienți. Fișierul dvs. trebuie să fie ușor de citit și de înțeles, fără coloane rătăcite aleatoriu în alte pagini sau dimensiuni de celule prea mici pentru a fi citite.

Iată cum puteți transforma foaia de calcul într-un document PDF prezentabil și imprimabil.

Configurarea paginii

Dacă utilizați Office 2008 sau o versiune ulterioară, accesați fila Aspect pagină. Aici, veți vedea mai multe opțiuni grupate în secțiunea Setare pagină. Iată primele trei:

Margini: Cât de mare este spațiul alb între marginea unui document și prima celulă
Orientare: Fie că doriți ca fișierul final să fie în peisaj sau portret
Dimensiune: dimensiunea paginii a documentului finalizat

Acestea funcționează în mare măsură la fel ca în documentele Word, așadar setează-le pe baza modului în care vrei să arate PDF-ul final. Rețineți că majoritatea foilor de calcul Excel sunt mai lizibile în orientare peisaj decât în portret, cu excepția cazului în care aveți foarte puține coloane. Fișele salvate în portret tind să aibă coloane care nu se încadrează în zona de imprimare finală, ceea ce vă poate face documentul foarte dificil de navigat și de citit.

În plus, puteți adăuga un antet și un subsol la aspectul final. Faceți clic pe săgeata din colțul din dreapta jos al secțiunii Setare pagină, apoi faceți clic pe fila Antet / subsol. Puteți selecta una dintre opțiunile generate de Office sau puteți crea una proprie utilizând funcția „Personalizați”.

De asemenea, aveți opțiunea de a schimba fundalul tipăririi. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Fundal din Setare pagină. Puteți selecta o imagine de pe laptop sau din cloud, iar această imagine va fi gresată pe întreaga foaie.

Definirea unei zone de imprimare și montarea

În continuare, trebuie să determinați ce zonă va fi transformată într-un PDF, precum și câte rânduri și coloane vor fi pe fiecare pagină.

Prima modalitate de definire a zonei este folosind clic și glisare pentru a selecta toate celulele pe care le doriți în documentul dvs. După aceea, accesați Setare pagină> Tipărire zonă> Setare zonă imprimare. Aceasta va crea o linie gri subțire în jurul întregii zone care va fi tipărită. Când creați PDF-ul dvs., tot ce se află în afara acestei zone nu va fi inclus. De asemenea, puteți introduce manual celulele făcând clic pe săgeata din colțul din stânga jos și accesând Fișele> Zona de imprimare.

Similar cu Microsoft Word, puteți crea, de asemenea, pauze de pagină pentru a segmenta diferite tabele. Aceste pauze de pagină pot fi atât orizontale cât și verticale. Accesați celula în care doriți să plasați o pauză de pagină, faceți clic pe fila „Aspect pagină” de pe panglică și selectați Configurare pagină> Pauze pagină> Inserați pauză de pagină. Aceasta va crea o pauză chiar deasupra și în stânga celulei dvs. actuale.

Un alt lucru important de făcut este să definiți opțiunea Scale pe formă. În partea dreaptă a Setării paginii, veți vedea trei opțiuni: Lățime, Înălțime și Scară. Opțiunile Lățime și Înălțime vă permit să setați câte pagini vor apărea rândurile sau coloanele tabelului dvs. De exemplu, dacă aveți multe rânduri, dar doar câteva coloane, setarea Lățimii pe o singură pagină este ideală. Pe de altă parte, Scala va determina redimensionarea totală a întregii zone de imprimare.

Opțiuni de foi

Ultimul meniu la care ar trebui să fiți atenți este Opțiunile foii. Acestea sunt setări care afectează aspectul foii dvs. tipărite finale. Pentru a accesa opțiunile complete ale foii, faceți clic pe săgeata din colțul din stânga jos al secțiunilor Opțiuni de foi.

Iată un rezumat al diverselor personalizări pe care le puteți face în acest meniu:

Tipărirea titlurilor: Puteți îngheța anumite rânduri și coloane ale foii, astfel încât să apară pe fiecare pagină, cum ar fi anteturile și etichetele.
– Grile de grilă: vă permite să setați dacă să fie afișate sau nu liniile de grilă, care sunt liniile dintre celule care apar atunci când nu există margine pictată pe ele.
– Titluri: Acest lucru vă permite să faceți titluri de afișare, care sunt etichetele alfabetice fixe (A, B, C) și numerice (1, 2, 3) pe axa x și axa Y a foilor de calcul Excel.
– Comentarii, note și erori: Acesta afișează comentariile, notele și avertizările de eroare încorporate în documentul final.
– Comandă de tipărire: Vă permite să setați dacă să creați un document care coboară mai întâi sau merge mai întâi.

În acest meniu, puteți merge la ecranul Previzualizare tipărire, unde puteți vedea un document final. Puteți merge, de asemenea, pe ecran cu ajutorul comenzii rapide Ctrl + P

Salvarea sau tipărirea în format PDF

Cu documentul formatat corect și toate setate să funcționeze, există două modalități prin care puteți crea un PDF.

Pentru a salva fișierul ca PDF în Excel, deschideți dialogul Salvați ca și selectați PDF din meniul derulant „Salvați ca tip”. Alternativ, puteți accesa Export> Export în XPS / PDF. De aici, aveți câteva opțiuni. Puteți decide dacă optimizați fișierul pentru Standard sau Minimum, care va determina calitatea finală și dimensiunea documentului. Puteți apoi faceți clic pe „Opțiuni” pentru a selecta zona de publicat:

– Selecție: celulele actuale selectate
– Foi active: foaia curentă în care vă aflați
– Cărți de lucru întregi: Toate cărțile de lucru din fișierul curent pe care lucrați
– Tabel: Un tabel definit pe care l-ați creat prin Microsoft Excel

De asemenea, puteți opta să ignorați zona de tipărire pe care ați setat-o în întregime.

De asemenea, puteți tipări fișierul ca PDF. Microsoft are o imprimantă PDF încorporată numită Microsoft Print to PDF pe care o puteți selecta în meniul derulant al imprimantei. Dacă aveți o altă unitate PDF, cum ar fi Adobe PDF, Foxit sau PDF Xchange, puteți utiliza una dintre acestea. Înainte de a face clic pe „Tipărire”, consultați previzualizarea tipăririi pentru a vă asigura că totul pare corect.