Importul de date in SAGA C.3.0

Configurare noua (How To)

Situatie

Ecranul este util pentru importul de date dintr-o alta baza de date operata in SAGA sau din alte aplicatii (daca aceastea au posibilitatea sa genereze fisiere conform specificatiilor de mai jos). De regula, importul este folosit în cazul în care programul este utilizat la puncte de lucru ale societăţii, unde se întocmeşte evidenţa primară, iar datele introduse la acestea se doresc a fi importate la sediul societăţii.

In pagina “Import date din arhiva generata de SAGA” se pot aduce datele dintr-o arhiva generata cu ecranul “Intretinere BD”, dintr-o alta locatie.

 

Pentru adaugarea unui import, trebuie aleasa arhiva din care se efectueaza acesta si completat intervalul calendaristic care se importa. Din tabelul situat in partea dreapta se pot selecta documentele in cazul in care importul se efectueaza selectiv. Totusi, programul va selecta automat toate tabelele aflate in corelatie cu cele alese de utilizator.

Apasarea butonului “Validez” va efectua importul propriuzis. In prealabil, programul va efectua o salvare a bazei de date existente.

Solutie

Pasi de urmat

Reguli pentru efectuare în conditii optime a importului din arhiva:

  1. Evitati sa folositi butonul “Devalidez“. Acesta anuleaza importul, dar, in anumite situatii pot ramane documente nesterse.
  2. Daca importati de doua ori aceeasi perioada, documentele se vor dubla (programul nu produce nicio avertizare).
  3. Listele cu tipurile de articole, gestiuni, agenti, grupe articole contabile, grupe de firnizori, clienti, articole se importa exclusiv in functie de codul intern. De aceea, in toate locatiile implicate in transferul de date trebuie sa fie realizata aceeasi configuratie de coduri sau sa nu existe suprapuneri (la acelasi cod – inregistrari diferite).
  4. Listele de furnizori si clienti sunt importate in functie de codul fiscal. Daca un cod fiscal exista in baza de date, tertul nu se mai importa. Daca la acelasi cod intern apar coduri fiscale diferite, tertul se recodifica automata (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).
  5. Lista de articole se importa in functie de codul intern si denumire. Daca la acelasi cod denumirile difera, articolul va fi recodificat (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).
  6. Lista de salariati se importa in functie de CNP. Daca la acelasi cod difera CNP-ul salariatul va fi recodificat (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).
  7. Este recomandat sa se foloseasca optiunea “Indice de filiala“, situata in ecranul “Configurare societati”, pagina “Setari diverse”, pentru fiecare locatie din care se aduc datele. Aceasta optiune permite organizare mai eficienta a nomenclatoarelor, diferentiând codurile prin completarea unui indice înaintea acestora.
  8. In cazul in care apare o eroare la validarea importului, trebuie restaurata arhiva efectuata automat, din ecranul “Intretinere BD”, pagina “Restaurare”.
  9. La filiala nu trebuie sa fie efectuata nicio inchidere intermediara din ecranul “Inchidere luna”, pentru luna la care se refera operatia. Inchiderea se va efectua la locul unde se realizeaza importul.

In pagina “Import date din fisiere generate din ‘Export date’ sau ‘Iesiri’ – facturi XML’” se pot aduce datele din fisiere generate de la “Export date”, facturi si comenzi în format XML generate din SAGA sau din alte aplicatii.

Mod de operare

Alegeţi calea în care sunt situate fişierele de importat.

Dacă le-aţi arhivat, trebuie să le dezarhivaţi, programul căutând fişiere cu numele descris anterior.

Tabelul afişat va fi populat cu informaţii despre datele ce se pot importa îndată ce programul găseşte fişierele destinate importului în locaţia aleasă de utilizator.

Pentru a importa efectiv datele, apăsaţi butonul Import.

În cazul intrărilor şi ieşirilor datele importate nu sunt validate. Pentru validarea automată a acestora apăsaţi butonul Validare situat lângă butonul de import. În acest caz, odată cu validarea se vor genera şi articolele contabile aferente intrărilor sau ieşirilor importate.

Dacă aţi exportat articole contabile integral cele referitoare la intrări şi ieşiri se vor dubla. Pentru a evita o astfel de situaţie, după cum am arătat la descrierea operaţiunii de export, în cazul în care se doreşte importul intrărilor şi a ieşirilor, articolele contabile trebuiesc exportate/importate fără articolele referitoare la intrări/ieşiri.

Orice import de documente se poate anula. Pentru anularea importului datelor despre intrări şi ieşiri validate grupat după import, trebuie ca acestea să fie devalidate în prealabil în ecranele de intrări sau ieşiri.

Nomenclatoarele se importa exclusiv în functie de codul intern. De aceea, în toate locatiile implicate în transferul de date trebuie sa fie realizata aceeasi configuratie de coduri sau sa nu existe suprapuneri (la acelasi cod – inregistrari diferite).

Corelatiile dintre facturi si plati/incasari nu se pot importa prin aceasta metoda, deci este necesar sa fie refacuta din ecranul “Situatie furnizori/clienti” butonul “Reglare avansuri/stornari”.

Se poate opta pentru modul de sincronizare. Daca nu se completeaza aceasta coloana, se importa toate pozitiile. Altfel, sincronizarea se realizeaza dupa campul selectat. De exemplu, daca sincronizarea se face dupa Nr. + data, se vor importa doar documentele cu număr şi dată care nu exista deja în baza de date.

De asemenea, se poate opta pentru actualizarea pozitiilor existente deja din nomenclatoare, conform cu informatiile din fisierul importat.

Facturile in format XML se vor importa în “Intrari” când codul fiscal al firmei se regaseste la eticheta ClientCIF din XML si in “Iesiri” când se gaseste le eticheta FurnizorCIF. Articole se vor putea identifica dupa codul de bare sau codul propriu daca acestea se regasesc in XML. Altfel, liniile vor fi introduse pe tip “Nedefinit”. Gestiunea completata va fi cea implicita.

Inainte de import, efectuati o salvare a bazei de date.

Structuri ale tabelelor pentru transfer (sectiune pentru cazul in care se implementeaza transferul din alte aplicatii)

Furnizori

Nr. crt. Nume câmp Tip Mărime câmp Descriere
1. COD Character 5 Cod furnizor
2. DENUMIRE Character 48 Denumire furnizor
3. COD_FISCAL Character 13 Cod Fiscal, furnizor
4. ANALITIC Character 16 Cont analitic
5. ZS Numeric 3 Zile Scadenţă (optional)
6. ADRESA Character 48 Adresa (optional)
7. BANCA Character 48 Banca (optional)
8. CONT_BANCA Character 36 Contul bancar (optional)
9. FILIALA Character 36 Filiala Banca (optional)
10. GRUPA Character 16 Grupa de furnizor (optional)
11. AGENT Character 4 Cod agent (optional)
12. DEN_AGENT Character 36 Nume agent (optional)
13. TIP_TERT Character 1 I pt. intracomunitar, E pt. extracomunitari
14. TARA Character 2 Codul de tara (RO)
15. TEL Character 20 Numar telefon (optional)
16. EMAIL Character 100 Email (optional)
17. IS_TVA Numeric 1 1, dacă este platitor de TVA

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Furnizori_<data-început>_<data-sfârşit>.dbf

Clienţi

Nr. crt. Nume câmp Tip Mărime câmp Descriere
1. COD Character 5 Cod client
2. DENUMIRE Character 48 Denumire furnizor
3. COD_FISCAL Character 16 Cod Fiscal, client
4. REG_COM Character 16 Nr.înregistrare la Registrul Comerţului
5. ANALITIC Character 16 Cont analitic
6. ZS Numeric 3 Zile Scadenţă (optional)
7. DISCOUNT Numeric 5,2 Procent de discount acordat (optional)
8. ADRESA Character 48 Adresa (optional)
9. JUDET Character 36 Judeţ (optional)
10. BANCA Character 36 Banca (optional)
11. CONT_BANCA Character 36 Contul bancar (optional)
12. DELEGAT Character 36 Numele şi prenumele delegatului (optional)
13. BI_SERIE Character 2 Seria actului de identitate a delegatului (op.)
14. BI_NUMAR Character 8 Număr act identitate, a delegatului (optional)
15. BI_POL Character 16 Eliberat de… (optional)
16. MASINA Character 16 Număr maşină delegat (optional)
17. INF_SUPL Character 100 Informaltii care apar pe factura (optional)
18. AGENT Character 4 Cod agent (optional)
19. DEN_AGENT Character 36 Nume agent (optional)
20. GRUPA Character 16 Grupa de client (optional)
21. TIP_TERT Character 1 I pt. intracomunitar, E pt. extracomunitari
22. TARA Character 2 Codul de tara (RO)
23. TEL Character 20 Numar telefon (optional)
24. EMAIL Character 100 Email (optional)
25. IS_TVA Numeric 1 1, dacă este platitor de TVA

 

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Clienti_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf

Articole

Nr. crt. Nume câmp Tip Mărime câmp Descriere
1. COD Character 16 Cod articol
2. DENUMIRE Character 60 Denumire articol
3. UM Character 5 Unitate de masura
4. TVA Numeric 5,2 Procent TVA articol
5. TIP* Character 2 Cod tip
6. DEN_TIP Character 36 Denumire tip
7. PRET_VANZ Numeric 15,4 Pret de vanzare fara TVA (optional)
8. PRET_V_TVA Numeric 15,4 Pret de vanzare cu TVA (optional)
9. COD_BARE Character 16 Cod de bare (optional)
10. CANT_MIN Numeric 14,3 Stoc minim (optional)
11. GRUPA Character 16 Grupa de articol (optional)

* Tipul se preia confom configuratie din ecranul “Tipuri de articole”. De regula, pentru “Marfuri” tipul este “01”.

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Articole_<data-început>_<data-sfârşit>.dbf

Articole contabile

Nr. crt. Nume câmp Tip Mărime câmp Descriere
1. NDP Character 16 Număr articol contabil
2. CONT_D Character 20 Contul debitor
3. CONT_C Character 20 Contul creditor
4. SUMA Numeric 15,2 Suma înregistrată cu articolul contabil
5. COD_VALUTA Character 3 Simbolul de moneda (optional)
6. CURS Numeric 15,4 Curs valutar  (optional)
7. SUMA_VAL Numeric 14,2 Suma în valută  (optional)
8. DATA Date Data articolului contabil
9. EXPLICATIE Character 48 Explicaţie, articol contabil
10. GRUPA Character 16 Grupa asociată (optional)

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: NC_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf

Intrări

Nr. crt. Nume câmp Tip Mărime câmp Descriere
1. NR_NIR Character 16 Număr NIR
2. NR_INTRARE Character 16 Numărul documentului de intrare
3. GESTIUNE Character 4 Cod gestiune (optional)
4. DEN_GEST Character 36 Denumirea gestiunii (optional)
5. COD Character 5 Cod furnizor
6. DATA Date Data documentului de intrare (a facturii)
7. SCADENT Date Data scadenţei
8. TIP Character 1 “A” – pentru aviz, “T” – taxare inversă…
9. TVAI Numeric 1 1 pentru TVA la incasare
10. COD_ART Character 16 Cod articol (optional)
11. DEN_ART Character 60 Denumire articol
12. UM Character 5 Unitatea de măsură pt.articol (optional)
13. CANTITATE Numeric 14,3 Cantitate
14. DEN_TIP Character 36 Denumirea tipului de articol (optional)
15. TVA_ART Numeric 2 Procentul de TVA
16. VALOARE Numeric 15,2 Valoarea totală, fără TVA
17. TVA Numeric 15,2 TVA total
18. CONT Character 20 Contul corespondent
19. PRET_VANZ Numeric 15,2 Preţul de vânzare, (optional)
20. GRUPA Character 16 Cod de grupa de articol contabil (optional)

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: IN_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf

Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din factură.

Ieşiri

Nr. crt. Nume câmp Tip Mărime câmp Descriere
1. NR_IESIRE Character 16 Numărul documentului de ieşire, bon
2. COD Character 5 Cod client
3. DATA Date Data documentului de ieşire
4. SCADENT Date Data scadenţei
5. TIP Character 1 “A” – pentru aviz, “T” – taxare inversă…
6. TVAI Numeric 1 1 pentru TVA la incasare
7. GESTIUNE Character 4 Cod gestiune (optional)
8. DEN_GEST Character 36 Denumirea gestiunii (optional)
9. COD_ART Character 16 Cod articol
10. DEN_ART Character 60 Denumire articol
11. UM Character 5 Unitatea de măsură pt.articol
12. CANTITATE Numeric 14,3 Cantitate
13. DEN_TIP Character 36 Denumirea tipului de articol (optional)
14. TVA_ART Numeric 2 Procentul de TVA
15. VALOARE Numeric 15,2 Valoarea totală, fără TVA
16. TVA Numeric 15,2 TVA total
17. CONT Character 20 Contul corespondent
18. PRET_VANZ Numeric 15,2 Preţul de vânzare
19. GRUPA Character 16 Cod de grupa de articol contabil (optional)

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: IE_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din factură.

Bonuri de consum

Nr. crt. Nume câmp Tip Mărime câmp Descriere
1. NR Character 16 Numărul documentului de ieşire, bon
2. DATA Date Data documentului de ieşire
3. GESTIUNE Character 4 Cod gestiune (optional)
4. DEN_GEST Character 36 Denumirea gestiunii (optional)
5. COD Character 16 Cod articol
6. DENUMIRE Character 60 Denumire articol
7. UM Character 5 Unitatea de măsură pt.articol
8. CANTITATE Numeric 14,3 Cantitate
9. DEN_TIP Character 36 Denumirea tipului de articol (optional)
10. VALOARE Numeric 15,2 Valoarea totală, fără TVA
11. GRUPA Character 16 Cod de grupa de articol contabil (optional)

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: BC_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din bonul de consum.

Procese verbale de dare in folosinta

Nr. crt. Nume câmp Tip Mărime câmp Descriere
1. NR Character 16 Numărul documentului de ieşire, bon
2. DATA Date Data documentului de ieşire
3. GESTIUNE Character 4 Cod gestiune (optional)
4. DEN_GEST Character 36 Denumirea gestiunii (optional)
5. COD Character 16 Cod articol
6. DENUMIRE Character 60 Denumire articol
7. UM Character 5 Unitatea de măsură pt.articol
8. CANTITATE Numeric 14,3 Cantitate
9. DEN_TIP Character 36 Denumirea tipului de articol (optional)
10. VALOARE Numeric 15,2 Valoarea totală, fără TVA
11. GRUPA Character 16 Cod de grupa de articol contabil (optional)

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: DF_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din procesul verbal.

Formatul fisierulul XML pentru importul de facturi

<Facturi>

<Factura>

<Antet>

<FurnizorNume>

<FurnizorCIF>

<FurnizorNrRegCom>

<FurnizorCapital>

<FurnizorAdresa>

<FurnizorBanca>

<FurnizorIBAN>

<FurnizorInformatiiSuplimentare>

<ClientNume>

<ClientInformatiiSuplimentare>

<ClientCIF>

<ClientNrRegCom>

<ClientJudet>

<ClientAdresa>

<ClientBanca>

<ClientIBAN>

<FacturaNumar>

<FacturaData>

<FacturaScadenta>

<FacturaTaxareInversa> (Da/Nu)

<FacturaTVAIncasare> (Da/Nu)

<FacturaTip> (Optional)

<FacturaInformatiiSuplimentare>                   <FacturaMoneda> (Optional pentru RON)

</Antet>

<Detalii>

<Continut>

<Linie>

<LinieNrCrt>

<Gestiune>  (Optional)

<Activitate> (Optional)

<Descriere>

<CodArticolFurnizor>

<CodArticolClient>

<CodBare>

<InformatiiSuplimentare>

<UM>

<Cantitate>

<Pret>

<Valoare>

<CotaTVA> (Optional)

<TVA>

</Linie>

…….

<Linie>

…….

</Linie>

</Continut>

</Detalii>

</Factura>

</Facturi>

Pentru a importa mai multe facturi concomitent, repetaţi secventa din cadrul tagulul <Factura>.

In cazul in care tag-ul <FurnizorCIF> este codul fiscal al societatii, factura se va importa in “Iesiri”. Altfel, importul se va efectua la “Intrari”.

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: F_<cod-fiscal>_<numar-factura>_<data-factura>.xml.

Puteti obţine un model de XML cu date folosind tiparirea din ecranul “Iesiri” si alegând opţiunea “Formular PDF” din lista situata in partea superioara a ecranului de tiparire. In folderul TEMP\Facturi se va copia, pe lânga PDF, si XML-ul aferent facturii.

Tip solutie

Permanent

Impact colateral

OBSERVAŢIE:
Este recomandabil ca versiunile de program să fie identice pe calculatoarele pe care se execută operaţiile de import/export pentru a nu apărea probleme de incompatibilitate a datelor.

Voteaza

(16 din 41 persoane apreciaza acest articol)

Despre Autor

Leave A Comment?