Situatie
Politicile de retenție Microsoft (Office 365) facilitează utilizatorului și administratorului curățarea și arhivarea elementelor din cutia poștală a unui utilizator pe Exchange Online. Politicile de retenție permit atribuirea automată a unei acțiuni de declanșare pentru un element după o anumită perioadă (de exemplu, mutarea elementului în Arhiva Online sau ștergerea sa permanentă).
Politicile de păstrare Microsoft 365 pot fi utilizate pentru a elimina automat din căsuța poștală a unui utilizator elementele de e-mail mai vechi de o dată specificată. În mod default, politicile de retenție se aplică folderelor Deleted Items și Junk Mail pentru a elimina automat elementele mai vechi de 30 de zile.
Solutie
Exchange Online oferă două mecanisme principale pentru gestionarea păstrării datelor: Retention Policies și Retention Tags.
Crearea politicii de retenție Office 365 utilizând Microsoft Compliance
Unele organizații pot avea nevoie de mai multe politici de păstrare decât cele predefinite implicit și doresc să adauge altele noi. Iată un exemplu de creare a unei noi politici de păstrare Office 365.
1. Conectați-vă la centrul de administrare Microsoft Compliance și navigați către Data lifecycle management → Exchange (Legacy).
2. MRM Retention Tags și selectați butonul New Tag. Să presupunem că doriți să creați o etichetă de retenție care să mute elementele căsuței poștale în arhiva online după 30 de zile.
3. În etapa “Name tag”, introduceți numele și descrierea etichetei și faceți clic pe Next. Asigurați-vă că numele și descrierea etichetei sunt unice și ușor de identificat.
4. În etapa “Metoda de aplicare”, selectați metoda preferată de aplicare a etichetelor. Opțiunile dvs. sunt:
- Automatically to the entire mailbox – Cunoscută și sub denumirea de etichetă de politică implicită (DPT). Această metodă aplică automat eticheta de retenție tuturor elementelor din căsuța poștală fără etichetă de retenție.
- Automatically to default folder – Cunoscută și sub denumirea de etichetă de politică de păstrare (DPT). Această metodă aplică automat eticheta de retenție unui dosar implicit specificat.
- By users to items and folders (personal) – Cunoscută și ca etichete personale. Această metodă permite utilizatorilor să aplice etichete folderelor personalizate și elementelor individuale din căsuța poștală.
În acest exemplu dorim să aplicăm automat la întreaga căsuță, prin urmare vom selecta Automatically to the entire mailbox.
5. Specificați perioada de retenție și acțiunea de păstrare. În exemplul nostru stabilim perioada de retenție la 30 zile și mutăm toate elementele din căsuță în Arhiva Online.
6. După ce ați dat Submit și Done, noul Retention Tag va apărea în listă.
7. De pe MRM Retention Policies selectați +Create pentru a crea o altă politică de retenție.
8. La secțiunea Configure your policy selectați Add Tag și includeți Retention Tag-ul creat anterior.
9. După ce ați dat Submit, politica este creată și va apărea în listă.
Aplicarea politicii de retenție pe utilizator
1. Conectati-vă în Exchange Admin Center;
2. Selectați Recipients → Mailboxes
3. Trebuie verificat dacă Arhiva Online este activată, prin urmare de pe utilizatorul dorit → Others → Mailbox archive → Manage mailbox archive → De pe Disabled de selectat Enable(se va cere o denumire pentru noul folder care va aparea in Outlook dupa restart)
4. De pe utilizatorul dorit → Mailbox → Retention policy → Manage mailbox policies si schimbare din lista pe noua politica de retenție.
Leave A Comment?