1. Pregatire in Microsoft 365 / Outlook

Pentru Manager
• Managerul trebuie sa aiba mailbox/calendar functional in Microsoft 365 / Outlook.
• In calendarul Managerului, evenimentele care blocheaza disponibilitatea trebuie sa fie marcate ca Busy/Ocupat.
• Optional, dar recomandat: Asistentul primeste acces pe calendarul Managerului:
o Calendar permission: Editor / Delegate
o Nu este obligatoriu sa primeasca acces la Inbox.
o Nu se acorda Full Access pe mailbox daca se doreste doar gestionarea calendarului.

Pentru Asistent
• Asistentul trebuie sa aiba cont propriu Microsoft 365.
• Daca trebuie sa trimita emailuri in numele Managerului:
o se configureaza Send on Behalf sau Send As in Exchange Admin Center.
• Nu este necesar acces complet la mailbox-ul Managerului pentru Calendly.

2. Creare conturi Calendly
• Se creeaza / foloseste o organizatie Calendly.
• Se adauga cei 2 utilizatori:
o Manager
o Asistent
• Din Admin Center > Users, se invita utilizatorii pe email. Calendly permite adaugarea utilizatorilor si atribuirea de roluri din zona de Admin Center.
• Roluri recomandate:
o Manager: User
o Asistent: Admin sau Team Manager
o IT/Admin: Owner/Admin, daca exista cont administrativ separat
Obs: Calendly are roluri precum Owner, Admin, Group Admin, Team Manager si User.

3. Conectare calendar Manager in Calendly
Pe contul Managerului:
• Managerul intra in Calendly.
• Merge la Availability > Calendar settings.
• Alege Connect calendar account.
• Selecteaza Office 365 / Outlook.
• Se autentifica cu contul Microsoft 365 al Managerului.
• La Check for conflicts, se selecteaza calendarul Managerului.
• La Add to calendar, se selecteaza calendarul unde Calendly va crea intalnirile.
• Se salveaza configuratia.

Obs: Calendly trebuie sa verifice calendarul corect pentru conflicte si sa adauge bookingurile in calendarul Managerului.

4. Configurare disponibilitate Manager
Pe contul Managerului:
• Se merge la Availability.
• Se seteaza programul disponibil, de exemplu:
o Luni – Vineri
o 10:00 – 16:00
• Se adauga pauze sau zile indisponibile.
• Se seteaza:
o buffer inainte/dupa meeting: 10-15 minute
o minimum notice: ex. 4 ore sau 24 ore
o limita pe zi: ex. maximum 4 intalniri/zi

5. Creare Event Type pentru Manager
Exemple recomandate:
Event 1: Meeting 30 min
• Create > One-on-One
• Host: Manager
• Nume: Meeting cu Managerul – 30 minute
• Durata: 30 minute
• Location:
o Microsoft Teams / Google Meet / Zoom
o sau locatie fizica
• Availability:
o foloseste disponibilitatea Managerului
• Invitee questions:
o Nume
o Email
o Companie
o Subiect discutie
o Telefon, optional
• Save & Publish
Calendly suporta event types precum One-on-One, Group, Collective si Round Robin. Pentru Manager + invitat extern, cel mai simplu este One-on-One.

6. Cum gestioneaza Asistentul intalnirile
Asistentul poate:
• Sa intre in Calendly cu contul propriu.
• Sa acceseze eventurile Managerului, daca are rol potrivit.
• Sa editeze linkul, descrierea, durata si disponibilitatea, in functie de permisiuni.
• Sa trimita linkul de programare catre clienti/parteneri.
• Sa urmareasca bookingurile din Calendly.
• Sa reprogrameze sau sa anuleze intalniri, daca are permisiuni.

Pentru administrare mai structurata, se poate folosi Team Event Type sau Shared Event Type. Calendly diferentiaza intre Shared Event Types, care sunt mai rapide si flexibile, si Team Event Types, care sunt mai potrivite pentru administrare standardizata de catre admini sau team managers.

7. Varianta recomandata de setup
• Cont Calendly Manager: Da
• Cont Calendly Asistent: Da
• Calendar conectat: Calendarul Managerului
• Asistent vede Inbox Manager: Nu
• Asistent gestioneaza calendar: Da
• Asistent trimite linkuri Calendly: Da
• Event type principal: One-on-One
• Rol Asistent: Admin / Team Manager
• Acces Microsoft 365: Calendar delegate, fara Full Mailbox Access

8. Testare finala
• Creezi un eveniment test in Outlook la Manager, marcat Busy
• Intri pe linkul Calendly al Managerului
• Verifici ca slotul respectiv nu mai apare disponibil
• Faci o programare test
• Verifici ca intalnirea apare in calendarul Managerului
• Verifici ca Asistentul vede / poate gestiona programarea in Calendly
• Verifici emailurile de confirmare catre invitat si Manager.