Situatie
Dacă ați fost vreodată nevoiți să încheiați colaborarea cu o persoană care organiza jumătate din întâlnirile recurente din companie, cunoașteți problema. Seria de întâlniri continuă, participanții primesc în continuare notificări, dar organizatorul nu mai este.
Nu exista o soluție clară pentru a remedia această situație. Fie anulați întâlnirea și rugați pe cineva să o creeze din nou de la zero, fie vă împăcați cu existența unui organizator „fantomă” atâta timp cât adresa de e-mail rămânea activă. Acum lucrurile s-au schimbat. Microsoft a introdus în sfârșit o modalitate de a transfera dreptul de proprietate asupra meeting-urilor.
Problema legată de schimbarea proprietarului unei întâlniri
Outlook și Teams nu au avut niciodată un buton de „transfer al proprietății” pentru întâlniri. Teams îți permite să adaugi coorganizatori, iar Outlook îți permite să delegi accesul la calendar, dar niciuna dintre aceste opțiuni nu transferă efectiv proprietatea.
Așadar, singura opțiune era să anulezi seria de întâlniri și să rogi pe altcineva să o recreeze, ceea ce duce la pierderea istoricului de prezență, a componentelor Loop și a elementelor legate de întâlnirile/meetings din Teams.
O soluție alternativă folosită de unele organizații era programarea întâlnirilor recurente importante dintr-o căsuță partajata/shared maillbox, în loc de una personală. În acest fel, nu era nevoie să se schimbe niciodată proprietarul. Funcționează, dar înseamnă să planifici dinainte pentru o problemă care nici nu ar fi trebuit să existe.
Cerințe
Înainte de a putea utiliza cmdletul, asigurați-vă că îndepliniți următoarele condiții:
- Modulul PowerShell ExchangeOnlineManagement, versiunea 3.10 sau o versiune ulterioară, instalat
- Cel puțin rolul de administrator Exchange Online.
- Conectați-vă inainte de orice la Exchange Online in Powershell ca de obicei:
Connect-ExchangeOnline
Solutie
Cum puteți schimba organizatorul unei întâlniri în Outlook
Microsoft lansează acum două modalități noi de a schimba organizatorul unei întâlniri în Outlook, iar acestea reprezintă o schimbare binevenită:
- Inițiată de administrator – prin noul cmdlet PowerShell „Invoke-ChangeMeetingOrganizer”. Această opțiune este disponibilă deja și este subiectul principal.
- Inițiată de utilizator – prin intermediul unei noi opțiuni „Change organizer” direct în Outlook. Această opțiune este în curs de implementare și nu necesită implicarea administratorului.
Schimbarea organizatorului unei singure întâlniri
Cu ajutorul noului cmdlet „Invoke-ChangeMeetingOrganizer”, puteți selecta o întâlnire fie după subiect, fie după ID-ul evenimentului:
Prin subiect:
Invoke-ChangeMeetingOrganizer -Identity <Organizatorul Vechi> -Subject <Subiectul Intalnirii> -NewOrganizer <Organizatorul Nou>
Această metodă funcționează doar dacă subiectul este unic, adică pentru o singură întâlnire. Dacă mai multe întâlniri au același subiect, transferul nu se va efectua și va trebui să folosiți în schimb ID-ul evenimentului.
Prin Event ID:
Invoke-ChangeMeetingOrganizer -Identity <aici se trece Organizatorul Vechi> -EventId <EventID> -NewOrganizer <aici se trece Organizatorul Nou>
Transferul unei serii recurente
În mod implicit, transferul unei întâlniri recurente intră în vigoare începând cu următoarea întâlnire. Dacă doriți ca modificarea să intre în vigoare la o anumită dată viitoare, adăugați parametrul -TransferSeriesStartDate:
Invoke-ChangeMeetingOrganizer -Identity <Organizatorul Vechi> -Subject “<Subiectul meet-ului>” -NewOrganizer <Organizatorul nou> -TransferSeriesStartDate “<Data se trece aici>”
Data trebuie să fie una viitoare și formatată conform setării pentru data scurtă din Opțiunile regionale ale computerului de pe care executați comanda.
Câteva restricții importante pe care trebuie să le cunoașteți înainte de a scrie orice script:
- Pot fi transferate numai întâlnirile organizate de către căsuțele poștale ale utilizatorilor. Căsuțele poștale partajate, cele ale sălilor de ședințe și cele ale grupurilor Microsoft 365 sunt excluse în ambele sensuri.
- Organizatorul vechi și cel nou trebuie să se afle în aceeași organizație Exchange Online. Nu sunt permise transferurile între tenanți sau cele externe.
- Sunt eligibile numai întâlnirile aflate în calendarul implicit al organizatorului.
- Dacă o căsuță a fost ștersă definitiv, întâlnirile acesteia nu mai pot fi transferate.
- Odată transferate, nu puteți separa partea dintr-o serie care rămâne în urmă. Puteți însă să transferați din nou mai târziu de la noul organizator către o altă persoană, dacă este necesar.
De ani, problema drepturilor de proprietate asupra întâlnirilor a reprezentat un adevărat punct slab în Microsoft 365, iar este bine să vedem în sfârșit o soluție oficială pentru remedierea acesteia. Dacă aveți de-a face cu un transfer punctual, cmdlet-ul pentru un singur meeting este suficient.
Leave A Comment?